为了改变我校多校区办学条件下物资设备采购有关业务手续办理效率低下，教师们往返奔波频繁的现状；为了解决以往工作中暴露出来的各种问题，现对我校物资设备采购管理工作进行改进。自2013年12月11日起，须按照以下要求办理物资设备采购相关的各种手续：
1. 全面采用“网上申请审核”流程，不再执行以往的人递办事流程。凡需办理物资设备采购手续的，一律由采购经办人登陆“河南科技大学固定资产管理系统”（网址：http://210.43.0.26/gxzc/；也可在国有资产管理处网页上链接进入），在线提交“河南科技大学物资设备采购审批表”、“河南科技大学物资设备自行询价采购表”、“河南科技大学经济合同签章审批单”等各种审签用表单；相关部门将在网上对所提交的各种申请进行在线审核，采购经办人可以在线跟踪查询审核进展情况；审核通过后，由采购经办人在线打印各种表单，用来办理相关手续。
2. 通过各部门网上审核的“河南科技大学物资设备采购审批表”，由采购经办人按照批复的采购方式分别进行办理。批复为学校组织“公开招标”或“询价采购”的，在线打印审核后的“河南科技大学物资设备采购审批表”，加盖学院或单位公章，送交国有资产管理处招标采购科；批复为“采购项目单位自行询价采购”，采购金额在1万元（含）以上，或需要签订采购合同，或需要做固定资产的，在线填写“河南科技大学物资设备自行询价采购表”，打印后进行人工签名并加盖单位公章，然后在系统中上传扫描的PDF文档，纸质询价采购表在办理固定资产和报销手续时交招标采购科，采购金额在1万元以下，并且不需要签订采购合同，不需要做固定资产的，可免除该项操作。
3. 招标（商务谈判之后）或询价结束后，由采购项目单位与中标商进行技术沟通，按照统一的合同样板（见国有资产管理处网页“表格下载”栏）起草采购合同文本。学校组织招标或询价的，合同文本电子稿发送到招标采购科（zbb@haust.edu.cn或798686966@qq.com），经招标采购科审查合格后组织合同会审，会审确认后打印合同正本一份，在关键字段（合同编号、合同金额、货物明细等）处加盖国有资产管理处会审专用章；采购项目单位自行询价采购的，合同文本经本单位确认后打印合同正本一份，在关键字段（合同编号、合同金额、货物明细等）处加盖单位公章。
采购项目单位用合同正本清晰复印合同副本六份，先将合同正、副本交由供应商签字盖章，再登陆系统录入合同信息并提交，经审核通过后在线查询“合同签章审批单编号”，在国有资产管理处网页“表格下载”栏中下载“河南科技大学经济合同签章审批单”，认真填写有关信息，本单位签字并盖章后上传扫描的合同签章审批单PDF文档。
最后，持纸质的合同签章审批单、合同正本、合同副本等到有关部门办理合同签章审批手续。经学校签字盖章的合同正本和副本，由采购项目单位交财务处2份（正本和一份副本）、审计处1份、国有资产管理处2份（采购科、设备科各一份）、供应商1份，自留1份。
4. 采购经办人须是本校教职工，禁止由供货厂商人员办理各种手续。由学校招标或询价的，在中标通知发出和商务谈判之后的60个工作日内必须完成合同签章审批手续，超过时限的终止合同审签办理。
5. 采用“网上申请审核”流程后的办事操作程序见附件。
“河南科技大学固定资产管理系统”使用手册，可在系统登录后的桌面“系统消息”栏中查阅。登录系统的用户名为采购经办人的职工一卡通编号，初次登陆密码为空，登陆后可自行设置或修改密码。初次登陆后切记要设置密码。
系统使用过程中遇到的问题，请电话或邮件告知国有资产管理处设备管理科（电话：64231907；邮箱：sbgl@haust.edu.cn），汇总后由国有资产管理处统一做出答复或给出解决办法，并在系统桌面“系统消息”栏中发布。
